Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ist ein vertraulicher bzw. anonymer Kanal, der es ermöglicht, Informationen über ein Unternehmen oder eine Behörde von Mitarbeitern und Außenstehenden zu erhalten. Darunter fallen auch Whistleblower, die Straftaten oder Verstöße melden können. Aufgrund der Anonymität kann die Sorge vor Konsequenzen wie z. B. Kündigung oder Einschüchterung begrenzt werden.
Für Unternehmen ist die Einführung eines Hinweisgebersystems zwar teilweise gesetzlich vorgeschrieben, jedoch auch unabhängig davon sinnvoll. Durch einen rechtzeitigen Hinweis von Hinweisgebern (z. B. Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern oder sonstigen Personen) können finanzielle sowie Image-Schäden nachhaltig verhindert werden.
Hinweise können grundsätzlich über eine interne Meldestelle, wie z. B. das Hinweisgebersystem oder über eine externe Stelle wie beispielsweise staatliche Organe abgegeben werden. Demnach ist es besonders sinnvoll, eine interne Meldestelle einzurichten, um frühzeitig intern auf Missstände reagieren zu können. Der Einsatz einer professionellen Software ermöglicht dabei die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an ein Hinweisgebersystem.
Am 16. Dezember 2022 verabschiedete der Bundestag hierzu das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Zudem ist 2019 bereits die vorangegangene EU-Direktive 2019/1937 zum Schutz von Hinweisgebern des EU-Parlaments in Kraft getreten.
Das Hinweisgeberschutzgesetz mit antares CIRS umsetzen
Der Schutz und damit die Anonymität von Hinweisgebern spielt eine zentrale Rolle im Anonymen Meldesystem antares CIRS. Dies wird umgesetzt, indem z. B. Login-Daten nicht gespeichert werden, sodass die Daten nicht vom Unternehmen zurückverfolgt werden können.
Funktionen des Anonymen Meldesystems:
- Automatisierte Übersetzung.
- Hinzufügen von Verbesserungsvorschlägen bereits im Berichtsformular möglich.
- Übersicht über alle eingegangenen, kommentierten, veröffentlichten und gelöschten Berichte für den zuständigen Administrator.
- Benachrichtigung beispielsweise per E-Mail an autorisierten Bearbeiter, wenn ein neuer Bericht eingegangen ist.
- Versand einer Rückfragen-URL an den Verfasser nach Versand der CIRS-Fallmeldung zur Einsicht des Status und des Ergebnisses.
- Im Startportal CIRS-Berichte einsehen und CIRS-Fälle melden.
- Anbindung weiterer Module (Analyse, Reporting, Planung) nach Bedarf problemlos möglich.
Wie funktioniert ein Hinweisgeberschutzsystem?
Der Prozess beginnt mit einem Verstoß von einer oder mehreren am Unternehmen beteiligten Personen (z. B. Mitarbeiter oder Geschäftspartner). Dieser Vorfall wird durch eine andere Person beobachtet und anschließend anonym über die interne Meldestelle bzw. das Hinweisgeberschutzsystem gemeldet.
Nach einer Erstprüfung durch den Bearbeiter wird die Information an die Geschäftsleitung oder Bereichsleitung weitergegeben. Diese leiten eine entsprechende interne Untersuchung ein und beraten über Maßnahmen. Nach der Abwägung von Vorschlägen wird eine finale Entscheidung getroffen, welche als Rückmeldung an den anonymen Hinweisgeber gemeldet wird.
Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dient als nationale Umsetzung der EU-Richtlinien. Die Bundesregierung lies die Frist zur Umsetzung verstreichen und es wurde eine Untersuchung der EU-Kommission eingeleitet. Das neue Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern wird daher in jedem Fall zeitnah auch in Deutschland umgesetzt und für die meisten Unternehmen, Gemeinden und öffentliche Institutionen verbindlich werden.
Für wen gilt das Hinweisgeberschutzgesetz voraussichtlich?
Da das Hinweisgeberschutzgesetz die Inhalte der vorangegangenen EU-Direktive 2019/1937 zum Schutz von Hinweisgebern des EU-Parlaments umsetzt, gelten voraussichtlich die Anforderungen für die bereits definierten Anwendungsbereiche.
Zur Auflistung
Was sind die EU-Whistleblowing-Richtlinien?
Durch die Hinweisgeberrichtlinien oder auch sog. Whistleblower-Richtlinien sollen Personen, die auf Vorfälle wie z. B. Datenmissbrauch aufmerksam werden und diese melden, besser geschützt werden. Dadurch soll die Gefährdung Einzelner und das Gemeinwohl besser geschützt werden, denn Hinweisgeber sorgen damit für mehr Transparenz und die Aufdeckung von Straftaten.
Alle Unionsmitgliedsstaaten müssen die beschlossenen Richtlinien bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umwandeln. Zudem sollen Sanktionen bzw. Strafen für die Nicht-Einhaltung des nationalen Rechts eingerichtet werden.
Für wen gilt die EU-Whistleblower-Richtlinie?
Die Richtlinien zum Schutz von Hinweisgebern gelten für alle, die folgende Bedingungen erfüllen:
- Juristische Personen mit mehr als 50 Mitarbeitern
- Öffentlich-rechtliche juristische Personen
- Behörden
- Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern
Das Bundesministerium der Justiz zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
- Warum sind Hinweisgeber so wichtig für Unternehmen und die Gesellschaft?
- Versäumnis der Umsetzung der EU-Richtlinien
- Wie soll das Hinweisgeberschutzgesetz aussehen?
- Wie kann eine konkrete Umsetzung für Unternehmen aussehen?
Quelle: YouTube; Bundesministerium der Justiz; Besserer Schutz für Hinweisgeber: Gesetzentwurf schafft umfassendes Hinweisgeberschutzsystem
FAQ
Was ist ein Hinweisgeber?
Ein Hinweisgeber wird umgangssprachlich auch Whistleblower oder Enthüller genannt. Diese Personen machen geschützte Informationen öffentlich und legen damit häufig Missstände oder illegale Aktivitäten wie z. B. Datenmissbrauch oder Menschenrechtsverletzungen offen. Meist begeben sich die Whistleblower damit in eine unangenehme Lage, denn sie müssen mit ernsthaften Konsequenzen wie z. B. Kündigung oder Anklagen rechnen.
Was versteht man unter dem Begriff "Compliance"?
Unter dem Begriff "Compliance" wird die Einhaltung von Regeln und Gesetzen verstanden. Im Bereich von Unternehmen bedeutet dies häufig auch die Einhaltung von intern aufgestellten Leitlinien. Das Ziel ist es, Risiken abzuwenden und Mitarbeiter sowie das Unternehmen zu schützen. Bei Compliance-Verstößen drohen teilweise weitreichende Strafen.
Was sind die Vorteile eines Hinweisgebersystems?
- Frühzeitige Aufdeckung von Missständen
- Vermeidung von Reputationsschäden
- Verminderung des Risikos für einen finanziellen Verlust
- Aufdeckung von Verbesserungspotentialen
- Stärkung des Vertrauens gegenüber der Öffentlichkeit
Was ist das Ziel der Whistleblower-Richtlinie/Richtlinie (EU) 2019/1937?
Eine bessere Durchsetzung des Unionsrechts durch einheitliche Mindeststandards. Diese sollen ein hohes Schutzniveau sowie Meldemöglichkeiten sicherstellen und Hinweisgeber adäquat schützen.
Welche Gründe für die Einführung eines Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) gibt es?
Es gibt eine Vielzahl an Gründen für die Einführung von einheitlichen Gesetzen. Diese sind u. a.:
- Whistleblower tragen zum Schutz der öffentlichen Interessen bei.
- Durch Prävention können Schäden begrenzt werden. Personen, die in öffentliche oder private Organisationen einbunden sind, nehmen Verstöße meist früh wahr.
- Die EU-Mitgliedstaaten haben bisher unterschiedlichen Vorschriften, wodurch grenzüberschreitende Themen beeinträchtigt werden.
- Eine Gewährleistung von Mindeststandards, um die Rechtsdurchsetzung sowohl national als auch international zu verbessern.
- und vieles mehr...
Welche Vorschriften an "interne Meldekanäle" gibt es lt. der Richtlinie (EU) 2019/1937?
- Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers muss gewahrt werden.
- Nach einer Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung muss der Hinweisgeber eine Bestätigung erhalten.
- Benennung einer unparteiischen Person oder Abteilung, die für Folgemaßnahmen zuständig ist.
- Durchführung von Folgemaßnahmen.
- Ein angemessener zeitlicher Rahmen für eine Rückmeldung.
- Meldekanäle müssen in schriftlicher und mündlicher Form möglich sein.
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