Risikomanagement: Excel oder Software?
Jürgen Günther | 22. Juli 2025
- Excel im Risikomanagement: Ein Werkzeug mit Grenzen
- Was kann eine spezialisierte Software besser?
- Ein Blick auf den Arbeitsalltag: Was sich konkret verbessert
- Warum Excel manchmal trotzdem bleibt – und wann das okay ist
- Excel oder Software – ein Vergleich
- Bedenken vor dem Umstieg – und wie sie sich auflösen
- antares RiMIS®: Die smarte Alternative zu Excel
- Praxisbeispiel: SAF‑Holland SE und der Einsatz von antares RiMIS®
- Jetzt handeln – bevor Risiken Realität werden
- FAQ: Ihre Fragen zum Wechsel von Excel zur Risikomanagement-Software
Im Risikomanagement geht es um weit mehr als nur um das Erstellen von Listen und das Eintragen von Kennzahlen. Es geht um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die zuverlässige Steuerung unternehmerischer Risiken. Doch obwohl die Anforderungen an Governance, Compliance und Effizienz steigen, arbeiten viele Unternehmen nach wie vor mit Excel – einem Werkzeug, das ursprünglich für Tabellenkalkulationen und nicht für unternehmenskritische Risikoprozesse konzipiert wurde.
Das führt zu einer berechtigten Frage: Ist Excel heute noch zeitgemäß für professionelles Risikomanagement?
Excel im Risikomanagement: Ein Werkzeug mit Grenzen
Excel ist zweifellos ein flexibles Tool – und genau das ist oft das Problem. Was in der Anfangsphase eines Risikomanagement-Projekts noch praktikabel erscheint, stößt mit wachsender Komplexität schnell an seine Grenzen. Risiken werden manuell eingetragen, Versionierungen entstehen unkontrolliert, Dateien kursieren per E-Mail. Das erhöht nicht nur den Aufwand, sondern birgt auch erhebliche Gefahren: Fehlerhafte Eingaben, versehentliche Überschreibungen, unklare Zuständigkeiten oder der Verlust von Informationen gehören zu den typischen Herausforderungen. Eine revisionssichere Dokumentation ist kaum möglich, ebenso wenig wie die strukturierte Auswertung über mehrere Berichtszeiträume hinweg.
Auch aus Sicht der Compliance wird es kritisch: Datenschutzanforderungen oder Standards wie der IDW PS 340 oder die neue NIS2-Richtlinie lassen sich mit Excel nur schwer erfüllen – insbesondere dann, wenn mehrere Beteiligte im Risikomanagementprozess eingebunden sind.
Was kann eine spezialisierte Software besser?
Moderne Risikomanagement-Software wurde genau für diese Herausforderungen entwickelt. Sie ersetzt die Fehleranfälligkeit und den Wildwuchs von Excel durch klare Strukturen, nachvollziehbare Prozesse und automatisierte Workflows. Insbesondere in Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen oder regulierten Branchen wird dieser Unterschied spürbar.
Eine spezialisierte Software ermöglicht es, Risiken zentral zu erfassen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und jede Veränderung lückenlos zu dokumentieren – inklusive Zeitstempel und Änderungsverlauf. Die Integration von Workflows sorgt dafür, dass keine Freigaben übersehen und alle Beteiligten automatisch informiert werden.
Und das Berichtswesen? Statt mühsam händisch Daten aufzubereiten, entstehen Berichte auf Knopfdruck – passgenau für Vorstand, Aufsichtsrat oder externe Gremien.
Ein Blick auf den Arbeitsalltag: Was sich konkret verbessert
Mit dem Wechsel von Excel zu einer professionellen Softwarelösung verändert sich nicht nur die technische Grundlage – es verbessert sich der gesamte Risikomanagementprozess:
- Prozesse laufen schneller und strukturierter ab
- Falscheingaben werden durch Validierungen vermieden
- Alle Schritte im Prozess sind nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert
- Die Zusammenarbeit wird durch klare Rollen, automatische Benachrichtigungen und zentrale Datenhaltung erheblich erleichtert
- Berichte und Kennzahlen stehen zeitnah und zielgruppengerecht zur Verfügung – für operative wie strategische Entscheidungen
Warum Excel manchmal trotzdem bleibt – und wann das okay ist
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine vollumfängliche Softwarelösung. Für kleinere Organisationen mit wenigen Beteiligten, klaren Strukturen und einem überschaubaren Risikoinventar kann Excel durchaus noch ausreichen – zumindest als Zwischenlösung.
Wichtig ist jedoch: Wer bei Excel bleibt, sollte sich der Limitationen bewusst sein und geeignete Maßnahmen treffen – etwa durch feste Zuständigkeiten, strukturierte Vorlagen, regelmäßige Prüfprozesse und klare Versionsführung. Denn der größte Fehler liegt nicht in der Wahl des Tools, sondern im Verzicht auf ein durchdachtes, nachhaltiges Risikomanagementsystem.
Excel oder Software – ein Vergleich
| Kriterium | Excel | Risikomanagement-Software |
|---|---|---|
| Fehleranfälligkeit | Hoch – durch manuelle Eingaben | Gering – durch Validierung & Checks |
| Revisionssicherheit | Nicht gegeben | Vollständig integriert |
| Workflows | Nicht möglich | Automatisiert und nachvollziehbar |
| Veränderungshistorie | Manuell (wenn überhaupt) | Automatisch protokolliert |
| Datenhoheit & Datenschutz | Kritisch bei Mehrfachverwendung | DSGVO-konform mit Rollenrechten |
| Berichte | Zeitaufwändig, fehleranfällig | Auf Knopfdruck, zielgruppengerecht |
| Skalierbarkeit | Kaum gegeben | Beliebig erweiterbar |
| Compliance (z. B. IDW PS 340) | Nur mit Zusatzaufwand | Vollständig abbildbar |
Bedenken vor dem Umstieg – und wie sie sich auflösen
In vielen Unternehmen bestehen zunächst Vorbehalte: Wird die Software zu komplex? Entstehen zusätzliche Aufwände? Wie viel Schulung ist nötig? Die Erfahrung zeigt: Diese Sorgen sind unbegründet, wenn die Einführung gut begleitet wird. Wichtig ist, dass die Software zur Unternehmensgröße und zur Risikokultur passt – und dass sie intuitiv bedienbar ist.
Zahlreiche Kunden von antares, die zuvor auf Excel gesetzt haben, berichten im Nachhinein von einer spürbaren Entlastung ihrer Fachabteilungen, höherer Datenqualität und deutlich effizienteren Prozessen.
antares RiMIS®: Die smarte Alternative zu Excel
Mit antares RiMIS® bieten wir eine etablierte, intuitiv bedienbare und flexibel anpassbare Lösung für das unternehmensweite Risikomanagement. Unsere Software unterstützt Sie bei der Identifikation, Bewertung, Steuerung und Überwachung von Risiken – revisionssicher, auditierbar und zukunftssicher.
Ob individuelle Risikokategorien, automatische Workflows, konsolidierte Berichte oder die Abbildung regulatorischer Anforderungen wie IDW PS 340 oder NIS2: antares RiMIS® macht aus einem reaktiven Prozess ein proaktives Risikomanagement. Und das ganz ohne komplexe Implementierungsprojekte – dafür mit echter Entlastung für Ihre Fachabteilung.
Praxisbeispiel: SAF‑Holland SE und der Einsatz von antares RiMIS®
Ein konkreter Anwendungsfall aus der Praxis zeigt, wie GRC‑Software echten Mehrwert stiften kann: Die SAF‑Holland SE nutzt antares RiMIS®, um ihre Risikoberichte effizienter und sicherer zu gestalten. So konnte unter anderem die Erstellung des Quartals‑Risikoberichts weitgehend automatisiert werden.
Jörg Wahl, Leiter Risikomanagement bei SAF‑Holland SE, berichtet:
„Ein komplettes Berichtssystem inklusive aller Daten und Grafiken wurde implementiert, sodass wir unseren Quartals-Risikobericht automatisch erstellen können. Mit Hilfe des Simulation‑Workshops konnten wir unsere Verteilungsfunktionen noch besser an die aktuelle Situation anpassen und somit die neuen regulatorischen Anforderungen erfüllen.“
Dieser Use Case zeigt beispielhaft, wie Unternehmen von einer professionellen GRC‑Software profitieren können:
- Automatisierte Risikoberichte sparen wertvolle Zeit und reduzieren Fehlerquellen.
- Simulationen ermöglichen eine realitätsnahe Risikoaggregation.
- Regulatorische Anforderungen lassen sich effizient und revisionssicher erfüllen.
Jetzt handeln – bevor Risiken Realität werden
Die Wahl zwischen Excel und einer spezialisierten Risikomanagement-Software ist eine strategische Entscheidung für mehr Professionalität im Umgang mit Risiken. Wer Risiken wirksam steuern will, braucht klare Strukturen, transparente Prozesse und eine Lösung, die über einfache Tabellen hinausgeht – hin zu einem systematischen, revisionssicheren und zukunftsfähigen Risikomanagement.
📅 Jetzt einen unverbindlichen Demo-Termin vereinbaren und erleben, wie antares RiMIS® Ihr Risikomanagement auf das nächste Level bringt.
FAQ: Ihre Fragen zum Wechsel von Excel zur Risikomanagement-Software
Die Einführung ist unkomplizierter, als viele denken. Bestehende Risikodaten aus Excel lassen sich in der Regel per Import übernehmen. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir die vorhandene Struktur und unterstützen bei der Datenmigration. So gelingt der Übergang strukturiert und ohne Informationsverlust.
Unsere Software ist intuitiv aufgebaut – viele Anwender finden sich direkt zurecht. Gerne bieten wir zudem kompakte Online- oder Präsenzschulungen an, die genau auf Ihre Prozesse zugeschnitten sind. So stellen wir sicher, dass alle Beteiligten schnell arbeitsfähig sind.
Sehr flexibel. Mit antares RiMIS® passen Sie Risikokategorien, Bewertungslogiken, Ampellogiken und Dashboards individuell an. Auch komplexe Unternehmensstrukturen mit Konzern-, Bereichs- und Standortebene lassen sich problemlos abbilden.
Unsere Lösung erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffe sorgen dafür, dass jeder nur sieht, was er sehen darf.
Ja. antares RiMIS® unterstützt Sie bei der Einhaltung relevanter Standards. Änderungen sind lückenlos dokumentiert, Risikobewertungen nachvollziehbar, und das Berichtswesen entspricht den Anforderungen an Transparenz und Prüfungssicherheit.
Ja. Die Software wurde für kollaboratives Arbeiten entwickelt. Aufgaben lassen sich zuweisen, Freigaben erfolgen über integrierte Workflows, und automatische Benachrichtigungen halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.
Berichte können individuell gestaltet und auf Knopfdruck erzeugt werden – z. B. als Berichtsheft für Vorstand, Beirat oder Revisionsabteilung. Inhalte, Layouts und Zeiträume sind flexibel konfigurierbar, auch mehrsprachig.
Ja. In antares RiMIS® erhalten Sie eine übersichtliche Dashboard-Ansicht über alle Risiken, Maßnahmen, Bewertungen und Entwicklungen – wahlweise für die gesamte Organisation oder einzelne Teilbereiche.
Die Kosten richten sich nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Bei nahezu allen Neukunden erfolgte der Wechsel von Excel zu antares RiMIS®. In kurzen Einführungsphasen und mit professioneller Begleitung konnten bestehende Prozesse schnell in die Software übertragen werden. Unsere Kunden berichten von mehr Sicherheit, Transparenz und einem deutlich geringeren administrativen Aufwand.
Jürgen Günther
Geschäftsführung | Ansprechpartner für GRC Management Software & technische Spezifikation