Wirtschaftsplanung: agil & datengestützt

Das Studierendenwerk Essen-Duisburg unterstützt rund 44.800 Studierende in Essen, Duisburg, Mülheim an der Ruhr und Bottrop. Es bietet preiswerte Verpflegung in Mensen und Cafeterien, über 2.452 Wohnheimplätze, Beratung zu BAföG und Studienfinanzierung sowie psychosoziale Hilfe in schwierigen Lebenssituationen. Zudem betreibt es Kitas mit insgesamt 118 Plätzen für studierende Eltern und organisiert kulturelle sowie interkulturelle Angebote, um den Studienalltag zu erleichtern. Ziel ist es, Studierende ganzheitlich zu fördern und soziale Chancengleichheit zu sichern.

Die quartalsweise Wirtschaftsplanung wird derzeit auf einer Excel-Basis durchgeführt, die hausintern weitergereicht wird. Das Controlling trägt die Hauptverantwortung für viele Kennzahlen, erfasst diese eigenständig und konsolidiert anschließend die Berichte, um Besonderheiten zu identifizieren. Fachverantwortliche sind in den Prozess nur geringfügig eingebunden. Mehrere parallel geführte Excel-Dateien, unter anderem für den Vorjahresvergleich, machen den Ablauf langsam, stark zentralisiert und wenig transparent. Die Informationsgewinnung ist umständlich und in ihrer Vergleichbarkeit eingeschränkt.

Eine fundierte Wirtschaftsplanung bildet das Rückgrat jeder Organisation – gerade in gemeinnützigen Einrichtungen wie Studierendenwerken, die einen erheblichen Beitrag zur sozialen Infrastruktur im Hochschulbereich leisten. Die Planung schafft Transparenz darüber, welche finanziellen Mittel wofür eingesetzt werden können und wie sich Investitionen sowie laufende Kosten langfristig auf die wirtschaftliche Stabilität auswirken. Sie stellt sicher, dass Ressourcen zielgerichtet verwendet werden und alle relevanten Stakeholder – von der Geschäftsführung bis zum Fachbereich – eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen erhalten.

Darüber hinaus dient Wirtschaftsplanung nicht allein der Mittelverteilung, sondern auch der Zukunftssicherung. Faktoren wie Tarifsteigerungen, Entwicklungen im Wohnungsmarkt, Veränderungen der Studierendenzahlen oder steigende Energiekosten beeinflussen die finanzielle Lage erheblich. Eine vorausschauende Planung hilft, solche Veränderungen frühzeitig zu erkennen und Strategien zu entwickeln, um ihnen strukturiert zu begegnen. Sie schafft Vergleichbarkeit über mehrere Jahre hinweg und ermöglicht es Organisationen, Chancen wie Risiken unter realistischen Annahmen abzuwägen.

Während Wirtschaftsplanung traditionell mit zahlreichen Tabellen und teilweise unübersichtlichen Dateiablagen verbunden war, schaffen moderne digitale Lösungen einen neuen Standard. Eine zentrale Datenbasis, automatisierte Konsolidierungen und klare, standardisierte Prozesse reduzieren nicht nur Fehlerquellen, sondern beschleunigen die gesamte Planungsphase erheblich. Fachbereiche können eigenständig planen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Daten in einem einheitlichen Format vorliegen. Das erhöht die Datenqualität und stärkt das Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge in der gesamten Organisation.

Digitale Planungswerkzeuge ermöglichen zudem ein agiles Reagieren auf Veränderungen. Statt nur einmal jährlich zu planen, werden rollierende Forecasts oder Simulationen verschiedener Szenarien möglich – etwa bei unerwarteten Kostensteigerungen oder einem veränderten Nachfrageverhalten in Gastronomie und Wohnen. So erhalten Entscheider jederzeit ein aktuelles Bild der wirtschaftlichen Lage.

Die Studierendenwerke gewinnen die Fähigkeit, finanziell schwierige Situationen frühzeitig zu erkennen, Investitionen besser zu timen und die eigenen Angebote langfristig abzusichern. Gleichzeitig steigert eine moderne Wirtschaftsplanung die interne Zusammenarbeit: Fachbereiche übernehmen mehr Verantwortung, das Controlling wird entlastet und die Kommunikation zwischen allen Beteiligten verbessert sich. Insgesamt entsteht eine klarere, schnellere und verlässlichere Grundlage für wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen.