Internes Kontrollsystem

Transparente Prozesse verschaffen Risikobewusstsein

Ein internes Kontrollsystem (IKS) dient der softwaregestützten internen Prozesskontrolle sowie der Dokumentation und Überwachung von Geschäftsprozessen in Unternehmen. Es bietet Schutz vor Missbrauchs- und Schadens­handlungen im Unternehmen und verhindert diese. Darüber hinaus beinhaltet ein IKS diverse Überwachungs­maßnahmen, die vor allem von der internen Revision durchgeführt werden.

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antares RiMIS® IKS

Dank der vollständigen Dokumentation der Prozesskontrollen und der workflowgestützten Überwachung stellt antares RiMIS® IKS mit effektiven Verfahren sicher, dass Ihre Geschäftsprozesse transparent, sicher und nach definierten (Rechts-)Vorschriften ablaufen. Dabei umschließt das Verfahren alle Gesellschaftsorgane, darunter auch den Aufsichtsrat und die Geschäftsführung.

Zu den Hauptzielen des IKS zählen die Überwachung und Prävention von Risiken, Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit in Geschäftsprozessen sowie der Zuverlässigkeit von betrieblichen Informationen und Vermögenssicherung. Durch umfangreiche Kontrollmaßnahmen und lückenlose Dokumentation werden wesentliche Fehlaussagen in der Finanz­berichterstattung verhindert und die vollständige, korrekte Aufzeichnung des Rechnungswesens sichergestellt. Um diese Ziele zu erreichen, setzt antares RiMIS® IKS auf verschiedene Prinzipien, wie Transparenz und Mindestinformation.

Internes Kontrollsystem

Internes Kontrollsystem

Systematischer Kontroll-Workflow

Systematischer Kontroll-Workflow

Berechtigungskonzept

Berechtigungskonzept

Sortierung der anstehenden Kontrollen

Sortierung der anstehenden Kontrollen

Komfortabler Berichtsheftgenerator

Komfortabler Berichtsheftgenerator

Funktionen des IKS

  • Effiziente Verfahren zur Beurteilung von Risiken sowie systematischer Kontroll-Workflow.
  • Berücksichtigung der vier IKS-Prinzipien.
  • Effektive Mechanismen zur Überprüfung der Kontrollen auf ihre Wirksamkeit, Nachvollziehbarkeit und Zielerfüllung.
  • Möglichkeit der Anbindung weiterer Analyse-, Reporting- und Planungsmodule und problemlose Kombination mit Erweiterungsmodulen wie antares RiMIS® ISMS (Informations­sicherheit), antares RiMIS® DSMS (Datenschutz) oder antares RiMIS® CIRS (Anonymes Meldesystem).
  • Sicheres Berechtigungs­konzept, interne Revision und einfache Berichterstellung.
  • Optionen: On-Premise- oder Cloud-basierte-Lösung.

Prozessmanagement im Überblick

Kontroll-Workflow

Unsere Software bietet einen systematischen Workflow der Kontrollen sowie die Darstellung der durchzuführenden Kontrollaktivitäten auf einem filterbaren und durchsuchbaren Übersichts­bildschirm. Damit sorgt das Überwachungssystem für Vollständigkeit, Transparenz und Übersichtlichkeit. Das Tool erlaubt die Definition von Kontroll-Verantwortlichen, wobei je Organisation, Legaleinheit und Prozess unterschiedliche Verantwortliche je Kontrolle definiert werden können.

Dokumentation

Die Durchführung von Kontrollaktivitäten wird dem Kontroll-Manager automatisiert mitgeteilt. Der Freigabeprozess kann individuell vorgegeben, das Vier-Augen-Prinzip mehrstufig ausgelegt werden. So werden die Kontrollziele im Auge behalten.

Wirksamkeit

In regelmäßigen Abständen werden Kontrollen auf ihre Wirksamkeit, Nachvollziehbarkeit und Zielerfüllung überprüft. Der periodische Review gibt Aufschluss darüber, ob die Kontrollen geeignet sind, auf die Kontrollziele positiv einzuwirken und dem hinterlegten Risiko entgegenzuwirken bzw. ob Maßnahmen nötig sind, um eine Kontrolle anzupassen. Kurzum: Sobald Kontrollziele nicht erreicht werden, helfen die regelmäßigen Überprüfungen bei der Neuausrichtung der Kontrollmaßnahmen.

Monitoring

Bereits im Standard-Funktionsumfang des Kontrollsystems sind Auswertungen zum Status der Kontrollen innerhalb der Prozesse, aggregierte Sichten aus Prozess-, Legal- und Organisations­perspektive mit Drill-Down möglich. Außerdem können die Kontrollmaßnahmen auf ihre Wirksamkeit hin sortiert werden.

Integration

Das interne Kontrollsystem ist als integraler Bestandteil unserer GRC-Softwarelösung antares RiMIS® verfügbar. Aufgrund der Webfähigkeit greifen beliebig viele Mitarbeiter dezentral auf das System zu, beteiligen sich permanent am Projekt und holen selbstständig Informationen ein. Grundlage für den Aufbau eines umfassenderen Risikomanagement-Systems mit internem Kontrollsystem ist das COSO ERM-Framework (Enterprise Risk Management).

Berichtswesen

Mit dem komfortablen Berichtsheftgenerator des Kontrollsystems hat der Anwender die Möglichkeit, sowohl eigenständige Berichtshefte zu erstellen als auch den IKS-Bereich in den Risikomanagement­bericht unserer Softwarelösung für Chancen- und Risikomanagement antares RiMIS® zu integrieren.

FAQ

Können die Kontrollen der Unternehmens-/Organisationsstruktur flexibel zugeordnet werden?

Die Kontrollen werden in der Software als Stammdaten geführt und können innerhalb des Unternehmens beliebig und flexibel “verteilt“ werden.

Kann eine individuelle Prozessstruktur im System hinterlegt werden?

Ja. Neben verschiedenen Möglichkeiten der strukturellen Zuordnung gibt es auch eine Zuordnung zum Prozess. Die Struktur kann dabei mehrdimensional aufgebaut werden.

Kann eine Unterscheidung bezüglich der Kontrollintensität innerhalb des Unternehmens vorgenommen werden?

Ja, Kontrollen können punktuell sowohl abgeschwächt als auch verstärkt werden.

Können Pflichtkontrollen definiert werden?

Ja, über die Kontrollart lassen sich Pflicht-, Soll- und Kann-Kontrollen definieren.

Gibt es eine Erinnerungsfunktion für die Durchführung der Kontrollen.

Ja, Erinnerungen können sowohl direkt in der Applikation als auch per E-Mail-Versand erfolgen.

Gibt es auch eine Verbindung von Kontrollen zu potentiellen Risiken?

Ja, es besteht eine beidseitige Zuordnungsmöglichkeit (Kontrolle zu Risiko und Risiko zu Kontrolle).

Download

Ein wirksames internes Kontrollsystem (IKS) hilft Ihnen dabei, Risiken mit Kontrollen zu begegnen, sodass Missbrauchs- und Schadenshandlungen in Unternehmen verhindert werden. Näheres zum IKS-Modul und dessen Workflow entnehmen Sie dem Whitepaper.

Ihre Anfrage zu antares RiMIS® IKS

vielen Dank für Ihr Interesse an unserer etablierten Softwarelösung für softwaregestütze, interne Prozesskontrolle - antares RiMIS® IKS.

Die Lösung zeichnet sich durch vielfältige Einsatz-, individuelle Gestaltungsmöglichkeiten und einfache Benutzerführung aus. Weitere Merkmale und Funktionen entnehmen Sie unserem Whitepaper.

Haben Sie Fragen zu antares RiMIS® IKS oder zum Unternehmen? Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns unter der Rufnummer 07331/3076-0 oder per E-Mail unter info@antares-is.de. Wir melden uns umgehend bei Ihnen.

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