antares RiMIS® IKS
Dank der vollständigen Dokumentation der Prozesskontrollen und der workflowgestützten Überwachung stellt antares RiMIS® IKS mit effektiven Verfahren sicher, dass Ihre Geschäftsprozesse transparent, sicher und nach definierten (Rechts-)Vorschriften ablaufen. Dabei umschließt das Verfahren alle Gesellschaftsorgane, darunter auch den Aufsichtsrat und die Geschäftsführung.
Zu den Hauptzielen des IKS zählen die Überwachung und Prävention von Risiken, Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit in Geschäftsprozessen sowie der Zuverlässigkeit von betrieblichen Informationen und Vermögenssicherung. Durch umfangreiche Kontrollmaßnahmen und lückenlose Dokumentation werden wesentliche Fehlaussagen in der Finanzberichterstattung verhindert und die vollständige, korrekte Aufzeichnung des Rechnungswesens sichergestellt. Um diese Ziele zu erreichen, setzt antares RiMIS® IKS auf verschiedene Prinzipien, wie Transparenz und Mindestinformation.
Internes Kontrollsystem
Systematischer Kontroll-Workflow
Berechtigungskonzept
Sortierung der anstehenden Kontrollen
Komfortabler Berichtsheftgenerator
Funktionen des IKS
- Effiziente Verfahren zur Beurteilung von Risiken sowie systematischer Kontroll-Workflow.
- Berücksichtigung der vier IKS-Prinzipien.
- Effektive Mechanismen zur Überprüfung der Kontrollen auf ihre Wirksamkeit, Nachvollziehbarkeit und Zielerfüllung.
- Möglichkeit der Anbindung weiterer Analyse-, Reporting- und Planungsmodule und problemlose Kombination mit Erweiterungsmodulen wie antares RiMIS® ISMS (Informationssicherheit), antares RiMIS® DSMS (Datenschutz) oder antares CIRS (Anonymes Meldesystem).
- Sicheres Berechtigungskonzept, interne Revision und einfache Berichterstellung.
- Optionen: On-Premise- oder Cloud-basierte-Lösung.
Auszug unserer Referenzen
Prozessmanagement im Überblick
Kontroll-Workflow
Unsere Software bietet einen systematischen Workflow der Kontrollen sowie die Darstellung der durchzuführenden Kontrollaktivitäten auf einem filterbaren und durchsuchbaren Übersichtsbildschirm. Damit sorgt das Überwachungssystem für Vollständigkeit, Transparenz und Übersichtlichkeit. Das Tool erlaubt die Definition von Kontroll-Verantwortlichen, wobei je Organisation, Legaleinheit und Prozess unterschiedliche Verantwortliche je Kontrolle definiert werden können.
Dokumentation
Die Durchführung von Kontrollaktivitäten wird dem Kontroll-Manager automatisiert mitgeteilt. Der Freigabeprozess kann individuell vorgegeben, das Vier-Augen-Prinzip mehrstufig ausgelegt werden. So werden die Kontrollziele im Auge behalten.
Wirksamkeit
In regelmäßigen Abständen werden Kontrollen auf ihre Wirksamkeit, Nachvollziehbarkeit und Zielerfüllung überprüft. Der periodische Review gibt Aufschluss darüber, ob die Kontrollen geeignet sind, auf die Kontrollziele positiv einzuwirken und dem hinterlegten Risiko entgegenzuwirken bzw. ob Maßnahmen nötig sind, um eine Kontrolle anzupassen. Kurzum: Sobald Kontrollziele nicht erreicht werden, helfen die regelmäßigen Überprüfungen bei der Neuausrichtung der Kontrollmaßnahmen.
Monitoring
Bereits im Standard-Funktionsumfang des Kontrollsystems sind Auswertungen zum Status der Kontrollen innerhalb der Prozesse, aggregierte Sichten aus Prozess-, Legal- und Organisationsperspektive mit Drill-Down möglich. Außerdem können die Kontrollmaßnahmen auf ihre Wirksamkeit hin sortiert werden.
Integration
Das interne Kontrollsystem ist als integraler Bestandteil unserer GRC-Softwarelösung antares RiMIS® verfügbar. Aufgrund der Webfähigkeit greifen beliebig viele Mitarbeiter dezentral auf das System zu, beteiligen sich permanent am Projekt und holen selbstständig Informationen ein. Grundlage für den Aufbau eines umfassenderen Risikomanagement-Systems mit internem Kontrollsystem ist das COSO ERM-Framework (Enterprise Risk Management).
Berichtswesen
Mit dem komfortablen Berichtsheftgenerator des Kontrollsystems hat der Anwender die Möglichkeit, sowohl eigenständige Berichtshefte zu erstellen als auch den IKS-Bereich in den Risikomanagementbericht unserer Softwarelösung für Chancen- und Risikomanagement antares RiMIS® zu integrieren.
FAQ
Die Kontrollen werden in der Software als Stammdaten geführt und können innerhalb des Unternehmens beliebig und flexibel “verteilt“ werden.
Ja. Neben verschiedenen Möglichkeiten der strukturellen Zuordnung gibt es auch eine Zuordnung zum Prozess. Die Struktur kann dabei mehrdimensional aufgebaut werden.
Ja, Kontrollen können punktuell sowohl abgeschwächt als auch verstärkt werden.
Ja, über die Kontrollart lassen sich Pflicht-, Soll- und Kann-Kontrollen definieren.
Ja, Erinnerungen können sowohl direkt in der Applikation als auch per E-Mail-Versand erfolgen.
Ja, es besteht eine beidseitige Zuordnungsmöglichkeit (Kontrolle zu Risiko und Risiko zu Kontrolle).
Download
Ein wirksames internes Kontrollsystem (IKS) hilft Ihnen dabei, Risiken mit Kontrollen zu begegnen, sodass Missbrauchs- und Schadenshandlungen in Unternehmen verhindert werden. Näheres zum IKS-Modul und dessen Workflow entnehmen Sie dem Whitepaper.
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Jochen Brühl | Geschäftsführer
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