Risiken im Blick behalten & Kontrolle sichern

IKS Software

Mit unserer IKS-Komplettlösung standardisieren und automatisieren (global agierende) Unternehmen all Ihre Kontrollprozesse an sämtlichen Standorten ‒ und profitieren so von rechtssicheren und zeitsparenden Entscheidungen.

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Was ist ein Internes Kontrollsystem (IKS)?

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) stellt sicher, dass Unternehmensprozesse zuverlässig, nachvollziehbar und regelkonform ablaufen. Dazu gehören definierte Kontrollen, klare Verantwortlichkeiten und eine strukturierte Dokumentation über alle Fachbereiche hinweg – von Finance über Einkauf bis hin zur IT.

Ziel eines IKS ist es, Fehler zu vermeiden, Risiken frühzeitig zu erkennen und interne sowie gesetzliche Anforderungen (z. B. PS 340/PS 982, Governance-Vorgaben) wirksam zu erfüllen. In vielen Unternehmen werden diese Aufgaben noch in Excel oder E-Mail-Prozessen abgebildet – ein Vorgehen, das schnell unübersichtlich, zeitaufwändig und wenig revisionssicher wird.

Eine spezialisierte IKS-Software wie antares RiMIS® IKS bündelt alle Aufgaben in einem zentralen System, automatisiert die Abläufe und sorgt dafür, dass jede Kontrolle termingerecht, auditkonform und transparent durchgeführt wird.

antares RiMIS® IKS Software

IKS als integrales Modul unserer GRC-Plattform antares RiMIS® versetzt Sie in die Lage, Prozessrisiken durch die strukturierte Zuordnung und Überwachung von adäquaten Kontrollen zu minimieren. Die Third line of Defence bewertet – ebenfalls workflow-gestützt – die Angemessenheit und Wirksamkeit von Kontrollen in einer zusätzlichen Struktur.

Erfassen Sie im IKS-Modul ihre komplette Prozess-Landschaft, identifizieren Sie Prozess-Risiken und begegnen Sie diesen Risiken mit geeigneten Kontrollen. Verschiedene Frequenzen stehen zur Verfügung, um z. B. Steuer-, Jahres- oder Quartalsabschluss, Logistik- oder Finanzprozesse mittels Kontrollen zu verwalten. Verantwortlichkeiten, Beschreibungen der Kontrollen und Kontroll-Überwachung können flexibel angepasst werden. Die Dokumentationspflicht über historische Kontroll-Durchführung, Änderungen der Prozesse etc. bleibt stehts gewahrt.

Funktionen der IKS Software

Unsere IKS-Software ermöglicht eine systematische Definition und Zuordnung von Kontrollen. Diese lassen sich gezielt den relevanten Geschäftsprozessen zuweisen, während die Prozesse wiederum den jeweiligen Legaleinheiten zugeordnet werden können. So entsteht eine klare Struktur, die Verantwortlichkeiten und Kontrollbereiche nachvollziehbar abbildet und als Grundlage für ein wirksames internes Kontrollsystem dient.

Kontrollscope definieren

Durch die Zuweisung von Zuständigkeiten wird eindeutig geregelt, wer für die Durchführung und wer für die Überwachung einzelner Kontrollen verantwortlich ist. Unsere IKS-Software unterstützt bei der klaren Rollenzuordnung und schafft Transparenz über alle Ebenen hinweg – eine wichtige Voraussetzung für verlässliche Kontrollprozesse und eine revisionssichere Dokumentation.

Verantwortlichkeiten festlegen

Ein zentrales Monitoring-Cockpit ermöglicht die laufende Überwachung des Kontrollstatus. Dank automatischer Benachrichtigungen und aussagekräftiger Auswertungen behalten Verantwortliche jederzeit den Überblick über offene, abgeschlossene oder überfällige Kontrollen. So können Abweichungen frühzeitig erkannt und gezielt Maßnahmen ergriffen werden.

Überwachung der Kontrolldurchführung

Mit der integrierten Auswertungsmatrix lassen sich Kontrollen hinsichtlich ihrer Wirksamkeit und Nachvollziehbarkeit bewerten. Analysen und Statusberichte helfen dabei, Schwachstellen im Kontrollsystem aufzudecken und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Dies unterstützt nicht nur die Qualitätssicherung, sondern erfüllt auch regulatorische Anforderungen zuverlässig.

Wirksamkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellen

Ihre Vorteile

  • Berücksichtigung der vier IKS-Prinzipien
  • Möglichkeit der Anbindung weiterer Analyse-, Reporting- und Planungsmodule und problemlose Kombination mit Erweiterungsmodulen wie antares RiMIS® ISMS (Informations­sicherheit), antares RiMIS® DSMS (Datenschutz) oder antares CIRS (Anonymes Meldesystem)
  • Sicheres Berechtigungs­konzept, interne Revision und einfache Berichterstellung
  • Automatische Übersetzung in die Konzernsprache (kostenpflichtiges Modul)
  • Optionen der IKS Software: On-Premise- oder Cloud-basierte-Lösung

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Ihr Ansprechpartner

Sie haben Fragen zur Software antares RiMIS® IKS  oder möchten Ihren individuellen Anwendungsfall besprechen? Unser Experte Jürgen Günther ist seit vielen Jahren in der Beratung rund um Governance, Risk & Compliance tätig und unterstützt Sie gerne in einem unverbindlichen Austausch

Jetzt Kontakt aufnehmen

In 3 Schritten zu Ihrer neuen IKS-Software

1. Vereinbaren Sie ein kostenfreies Erstgespräch
In diesem Termin wird Ihnen unsere Software-Lösung antares RiMIS® IKS von einem unserer Experten vorgestellt. So lernen Sie die zahlreichen smarten Funktionen kennen, die Ihren Arbeitsalltag in Zukunft erleichtern werden. Außerdem beantworten wir Ihnen im Rahmen dieses Beratungsgesprächs sämtliche Fragen rund um das Tool.

2. Workshop & Customizing
Gemeinsam entwickeln wir einen maßgeschneiderten Plan, um unsere Software an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen ‒ und so eine ideale Lösung für Sie zu schaffen.

3. Starten Sie durch mit antares RiMIS® IKS
Zum vereinbarten Termin bekommen Sie die Zugangsdaten zu Ihrer neuen IKS-Software. Eine umfassende Schulung für Sie und Ihre Teammitglieder ist selbstverständlich inklusive.

Praxis-Beispiel: Phoenix Mecano AG

Bei dem international tätigen Technologie- und Komponentenhersteller Phoenix Mecano wurde unsere IKS-Lösung erfolgreich für rund 345 User weltweit implementiert. Ziel war es, sowohl das Risiko- und Chancenmanagement als auch das interne Kontrollsystem in einer einheitlichen, transparenten und effektiven Plattform abzubilden. Dank der Einführung von antares RiMIS® IKS konnte Phoenix Mecano seine Kontrollprozesse deutlich standardisieren und professionalisieren – mit spürbaren Vorteilen für Compliance, Nachvollziehbarkeit und Effizienz.

„Risikomanagement vereinfacht mit individueller BI-Software. Damit Sie einfach und schnell an Ihr gewünschtes Ziel kommen.“
– Phoenix Mecano AG

Warum Sie als Geschäftsführer oder Aufsichtsrat jetzt eine IKS-Software einführen sollten

Mit einer IKS-Software erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Pflichten (§ 91 AktG, DSGVO, SOX), sondern sichern sich auch in Steuerfragen ab: Nach aktueller Rechtsprechung wird bei Vorhandensein eines funktionierenden IKS im Falle von Fehlern in der Steuererklärung nicht von Vorsatz, sondern nur von Fahrlässigkeit ausgegangen*. Mit einer IKS-Software reduzieren Sie das Risiko persönlicher Haftung und hoher Strafen deutlich. Gleichzeitig schaffen Sie Transparenz für Prüfer und Behörden, sparen Zeit durch automatisierte Kontrollen und einem systematischen Überwachungsprozess und erhalten klare Entscheidungsgrundlagen.

*): Nach dem Anwendungserlass des Bundesministeriums der Finanzen zu § 153 AO (2016) und der aktuellen Rechtsprechung (u.a. Bundesfinanzgericht 2025) kann ein dokumentiertes internes Kontrollsystem (IKS) als Indiz dafür dienen, dass bei Fehlern in der Steuererklärung nicht von Vorsatz oder Leichtfertigkeit, sondern nur von einfacher Fahrlässigkeit ausgegangen wird. Dies reduziert das Risiko persönlicher Haftung und hoher Strafen für Geschäftsführer und Aufsichtsrat deutlich, sofern ein angemessenes Steuer-IKS implementiert und nachweisbar betrieben wird

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Wählen Sie Ihre gewünschte Option aus und vereinbaren Sie ein unverbindliches und kostenfreies Gespräch mit unserem Geschäftsführer Jochen Brühl.

Wir gehen auf Ihre Fragen ein und sorgen dafür, dass Sie unsere Software genau kennenlernen. Gerne zeigen wir Ihnen den Lösungsweg zu Ihren individuellen Anforderungen. Im Anschluss präsentieren wir Ihnen auf Wunsch das Leistungsspektrum unserer Software, live und direkt, per Web-Session oder persönlich bei Ihnen vor Ort.

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Ein wirksames internes Kontrollsystem (IKS) hilft Ihnen dabei, Risiken mit Kontrollen zu begegnen, sodass Missbrauchs- und Schadenshandlungen in Unternehmen verhindert werden. Näheres zum IKS-Modul und dessen Workflow entnehmen Sie dem Whitepaper.

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FAQ

Die Kontrollen werden in der IKS Software als Stammdaten geführt und können innerhalb des Unternehmens beliebig und flexibel “verteilt“ werden.

Ja. Neben verschiedenen Möglichkeiten der strukturellen Zuordnung gibt es auch eine Zuordnung zum Prozess. Die Struktur kann dabei mehrdimensional aufgebaut werden.

Ja, Kontrollen können im Internen Kontrollsystem punktuell sowohl abgeschwächt als auch verstärkt werden.

Ja, über die Kontrollart lassen sich Pflicht-, Soll- und Kann-Kontrollen definieren.

Ja, Erinnerungen im IKS können sowohl direkt in der Applikation als auch per E-Mail-Versand erfolgen.

Ja, es besteht eine beidseitige Zuordnungsmöglichkeit (Kontrolle zu Risiko und Risiko zu Kontrolle).

Ein internes Kontrollsystem (IKS) dient der systematischen Erkennung und Bewertung von Risiken innerhalb eines Unternehmens. Durch die konsequente Überwachung von Geschäftsprozessen und die gezielte Durchführung von Kontrollen können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Auf diese Weise trägt das interne Kontrollsystem wesentlich zur Risikominimierung und zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen bei.

In der Regel dauert die Implementierung etwa 3-4 Wochen, je nach den spezifischen Anpassungen und der Größe Ihres Unternehmens.

Ja, unser internes Kontrollsystem ist für die Integration in komplexe Unternehmensstrukturen und bestehende IT-Infrastrukturen konzipiert. Unser Team unterstützt Sie gerne dabei, alle Systeme reibungslos miteinander zu verbinden.

Ein internes Kontrollsystem (IKS) besteht aus mehreren Ebenen, die sicherstellen, dass Unterneh-mensprozesse effizient, korrekt und gesetzeskonform ablaufen. Der Aufbau eines internen Kontroll-systems umfasst meist die Planung und Implementierung von IKS-Compliance-Maßnahmen, die regelmäßig überprüft und angepasst werden. In der Praxis sorgt ein internes Kontrollsystem im Ri-sikomanagement dafür, dass Risiken frühzeitig erkannt und durch wasserdichte Kontrollprozesse minimiert werden. Mit der richtigen IKS-Software lässt sich der gesamte Prozess automatisieren und so eine noch bessere Kontrolle und Sicherheit gewährleisten.

Ein konkretes Beispiel für den Einsatz eines internen Kontrollsystems (IKS) in der Praxis ist die Au-tomatisierung der Buchhaltungsprozesse in einem mittelständischen Unternehmen. Der IKS-Manager nutzt eine softwareseitig bereitgestellte IKS-Checkliste, um regelmäßig die Genauigkeit der Finanzberichte zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Zahlungen und Buchungen mit den internen Richtlinien übereinstimmen. Mit der IKS-Software können sofortige Warnungen bei Feh-lern oder Unregelmäßigkeiten in Echtzeit generiert werden, was eine schnelle Reaktion ermöglicht und potenzielle Compliance-Verstöße verhindert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch, dass alle relevanten Prozesse den festgelegten Standards entsprechen.

Die Kosten variieren je nach Umfang und Grad des Customizings und der Anzahl der Benutzer. In der Regel wird die IKS-Software als Bestandteil unserer Risikomanagement-Software erworben und ermöglicht so ein vollumfängliches Risiko- und Compliance-Management. In einem unverbindli-chen Beratungsgespräch können wir Ihre Anforderungen ermitteln und Ihnen eine erste Einschät-zung der Kosten geben.

Jedes Unternehmen ist anders. Deshalb wurde antares RiMIS® IKS-Software speziell dafür entwickelt, sich nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren – egal, wie komplex diese sind.

Mit flexiblen Schnittstellen, den individuell konfigurierbaren Templates und einem erfahrenen Support-Team gewährleisten wir eine einfache und schnelle Einführung. So brauchen sie sich keine Sorgen über zusätzliche Komplexität, lange Implementierungszeiten oder Systembrüche machen.

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